Organisasjon og strategi

Innen hovedområdet Organisasjon og strategi tilbyr vi tjenester innen følgende områder.

Organisasjonsutvikling

Organisasjonsutvikling (OU) som fagområde tar utgangspunkt i et helhetsperspektiv på organisasjonen. En organisasjon er en mer eller mindre kompleks sammensetning av systemer, strukturer, prosesser og mennesker, alt avhengig av størrelse, funksjonsområde og bindinger mot omgivelsene. Disse forholdene henger tett sammen og påvirker hverandre på ulike måter, hvilket innebærer at det er vanskelig å gjøre endringer på et område uten at det får konsekvenser for, eller påvirkes av, forhold på andre områder. Eksempelvis kan omorganiseringer, eller bare anskaffelse av et nytt IT-system bli en feilinvestering fordi man ikke har tatt hensyn til behov for opplæring, rutineendringer, ansvarsforhold, kultur, annen teknologi osv. Kompetanseutviklingstiltak kan på sin side ha dårlig effekt, og resultere i frustrasjon fordi ny kompetanse ikke samsvarer med ansvar og myndighet, eller at rutiner, systemer og kultur ikke muliggjør utnyttelse av ny kompetanse osv.

Utviklingstiltak – både store og små – bør derfor vurderes i lys av flere perspektiver på organisasjonen. Organisatorisk kunnskap og prosess-ferdigheter vil være viktig for at tiltak skal gi ønsket og nødvendig «return of investment». Ofte kan det være fornuftig og regningssvarende med eksterne øyne og kompetanse for å se problemer og muligheter, og drive utviklingen fremover.

AF-kompetanse tilbyr fagkompetanse, prosessbistand og rådgivning knyttet til organisatoriske utfordringer og utviklingsprosjekter.

Styring av OU-prosjekter

Styring av OU-prosjekter omfatter som regel de samme utfordringer som beskrevet under prosjektledelse, men siden OU som oftest berører sosiale og organisasjonspolitiske forhold i tillegg til rent strukturelle og forretningsmessige, vil OU-prosjekter kreve noen flere hensyn. Arbeidsmiljøloven, tariffavtaler og det generelle bedriftsdemokratiet, legger klare føringer og forventninger til hvordan OU-arbeid skal foregå. I tillegg kommer CSR, forretningsetikk personalpolitikk, og rett og slett verdisyn og prioriteringer inn.

Styring av OU-prosjekter omfatter en ryddig prosess med bevisst navigering i dette landskapet. Kartlegging av hindringer og drivkrefter og motkrefter i de ulike delsystemene i organisasjonen, og formell involvering av fagforeninger, tillitsvalgte, verneombud samt berørte fagmiljøer og nøkkelpersoner, er kritisk for suksess. Ansvaret for OU-prosjekter bør ligge internt i organisasjonen, men prosessuell bistand fra eksterne fagpersoner vil fort svare seg – ikke minst fordi det kan være nødvendig å utfordre intern maktbalanse, kulturelle forhold og etablerte sannheter.

Et annet aspekt er at eksterne konsulenter vil kunne fungere som en buffer for motstand og misnøye slik at virksomhetens ledere kan få bedre rom til å gjøre jobben.

AF-kompetanse har omfattende erfaring fra utviklings- og endringsprosjekter og tilbyr prosessbistand og rådgivning knyttet til organisatoriske utfordringer og prosjektgjennomføring.

Teamorganisering og teamutvikling

Teamorganisering kan være et effektivt virkemiddel for å skape ekstraordinær resultater, fleksibilitet utvikling og innovasjon i en virksomhet. Det forutsetter imidlertid at teamet settes sammen, og at prosesser fasiliteres, på en god måte.

AF-kompetanse har lang erfaring med teambygging og teamutvikling i ulike virksomheter, og tilbyr både bistand til bygging av nye team og utvikling av eksisterende team og grupper. Vi skreddersyr programmer for ulike grupper og team – herunder ledergrupper, og benytter en praktisk tilnærming ut ifra virksomhetens reelle mål og utfordringer samt teamets status og prosesskompetanse.

Vi benytter profilverktøy for å belyse teamets uformelle kompetanse og mangfold, og evt behov/utfordringer som det må jobbes med. Strukturerte øvelser vil også kunne bli brukt for å synliggjøre handlingsmønstre og fasilitere prosesstrening.

Et program bør gå over noe tid, men målet for ethvert teambyggingsprogram er at teamet raskest mulig skal kunne ivareta sin egen læring/utvikling som en del av den ordinære arbeidsprosessen. Vi anbefaler minimum 3 – 5 samlinger med et visst opphold mellom, avhengig av hvilken funksjon, utfordringer hvor permanent teamet skal være.

Nedbemanning

Nedbemanning er dessverre et ord som daglig preger nyhetsbildet, og som ryster både bedriftseiere, ledere, ansatte, fagforeninger, myndigheter og politikere. For mange er det ensbetydende med oppsigelser, selv det ikke nødvendigvis trenger å være det. Uansett om det medfører oppsigelser eller ikke er nedbemanning en krevende prosess der mange vil oppleve tap, og følelser blir sterkt aktivert. Slike prosesser er krevende ikke bare pga den emosjonelle siden, men også fordi det finnes offentlige krav og lovregler som skal overholdes. I tillegg kommer hensynet til bedriftens omdømme og evne til å ivareta sitt arbeidsgiver- og samfunnsansvar.

Et overordnet mål for nedbemanningsprosesser vil alltid være å sikre verdier og opprettholde drift der det er forsvarlig. Problemet er at ikke alt er forutsigbart. Det er fort gjort å tråkke feil. En dårlig planlagt og styrt nedbemanningsprosess kan få negative følger også for den delen av virksomheten som ønskes opprettholdt og som skal sikre fremtidig inntjening.

AF-kompetanse har bred erfaring med nedbemanningsprosesser og tilbyr bistand i form av opplæring og prosessrådgivning. Vårt bidrag skal sikre at prosessen gjennomføres slik at den oppleves som ryddig av både styret, eiere og ansatte – samtidig som loverregler overholdes og forholdet til fagforeninger og myndigheter ivaretas på en god måte.

Outsorcing

Outsourcing eller tjenesteutsetting (konkurranseutsetting i off sektor) ble vanlig i USA på 1990-tallet og har utover 2000-tallet blitt mer og mer vanlig i Norge også. Det dreier seg som regel om å avvikle interne støttetjenester og skaffe varer/tjenester fra eksterne leverandører som har det som sin kjernevirksomhet og presumptivt derfor bør kunne utnytte stordriftsfordeler til å levere bedre og billigere.

Det er ulike begrunnelser for å sette ut virksomhet. Det mest nærliggende er å spare kostnader, men vel så ofte kan det være snakk om å få tilgang til økt kapasitet og kompetanse på en mer fleksibel og skalerbar måte, men ikke minst å frigjøre interne ressurser og ledelsesfokus til virksomhetens egen kjernevirksomhet.

Det er imidlertid mange fallgruver i en outsourcingsprosess, både mht kost/nytte, kompetanse og kvalitet, prioritet på leveranse osv. I tillegg kommer formelle regler og krav ifm virksomhetsoverdragelse. Mange virksomheter har sløst bort mye tid og ressurser, skapt enormt med støy, kvittet seg med verdifull kompetanse og så endt med helt eller delvis innsourcing igjen. Dette skyldes ofte de har gjort for dårlige forberedelser mht mål, behov og kravspesifikasjon og ikke sikret en god nok anbuds- og kontraktsprosess. Videre har utfordringer i overdragelsesfasen blitt undervurdert, og prosjekter stoppes for tidlig. En outsourcing stopper imidlertid ikke når tjenesten er overdratt. Da spørs det hvor gode forretningsprosesser og samarbeidsmiljø som er etablert med leverandøren. Ingen har mer fokus på dine behov enn bedriften selv, og ikke alt lar seg regulere i Service Level Agreements (SLA).

AF-kompetanse har erfaring fra kompliserte outsourcingsprosjekter, og tilbyr bistand til virksomheter som planlegger å sette ut tjenester og/eller produksjonsledd.

Jo tidligere vi involveres jo større verdi vil vårt bidrag ha. Det anbefales å søke prosessbistand allerede i en sonderings-/utredningsfase, og i alle fall før en prosess styrebehandles og besluttes iverksatt. Dette av hensyn til formelle spilleregler og krav i lovverket mht informasjon og medvikning ifm virksomhetsoverdragelse.

Strategiutvikling

AF-Kompetanse vektlegger strategiutvikling som en av styrets og ledelsens primære oppgaver. Strategiutvikling handler om hvordan bedriften evner å utforme overordnede mål, planlegge tiltak og handlinger samt fatte beslutninger for å oppfylle virksomhetens visjon og misjon. Uten en god prosess for strategiutvikling vil bedriften være uten styring og resultatet bli mer overlagt til tilfeldigheter enn hva eiere og styret ønsker organisasjonen skal oppnå.

En virksomhet er etablert med en hensikt, og det er vesentlig at organisasjonen arbeider målrettet ift hva den skal oppnå både i det langsiktige og det kortsiktige bildet. Evnen til å lære av fortid og erfaringer i vekselspill med evnen til å tolke nåtid, tenke langsiktig og handle her og nå – er hva strategiarbeid i stor grad handler om. En koordinert og systematisk strategiutvikling vil gi virksomheten et godt verktøy for å nå sine markedsmessige mål. Uten velfundamenterte strategier er det vanskelig å få til en positiv og god utvikling.

Den strategiske prosessen er en omfattende prosedyre som skal hjelpe bedriften til å forutse og planlegge fremtiden. Det bør være en kontinuerlig prosess der selskapets eiere også spiller en aktiv rolle. Tidsfaktoren er imidlertid en nøkkelfaktor i strategiarbeid, og problemet for mange virksomheten er at strategiarbeid blir skippertak og at man sliter med å skape oversikt, koordinere og prioritere tid til dette midt oppe i mer kortsiktige og «presserende» utfordringer.

AF-Kompetanse tilbyr verktøy assistanse i å tilrettelegge og gjennomføre den strategiske prosessen. Vi benytter et verktøy som er utviklet av vår strategiske samarbeidspartner Strategy Warehouse AS. Verktøyet er Strategi360 og er et databasert, interaktivt verktøy til bruk av i SMB-markedet.

Verktøyet benyttes for å utvikle en god Strategitenkning, dvs vilje og evne hos bedriftens ledelse og medarbeidere til å betrakte bedriftens situasjon, utfordringer og utsikter i et helhetlig perspektiv. Verktøyet forenkler strategiarbeidet ved – å skape bedre oversikt og gi nøkkelpersoner og ledergrupper bedre forutsetninger for tenke systematisk i kombinasjon med innsikt og kreativitet om kritiske detaljer. Resultatet av prosessen er en komplett oversikt over selskapets strategi.

Vårt mål er at kompetansen tilfaller kundene og at prosessen kulminerer i en strategisk plan som er dynamisk og vil årlig bli oppdatert med jevnlige møter og diskusjoner i løpet av året. Fleksibilitet og endringsdyktighet innenfor de strategiske rammene er viktig for å videreutvikle og forsterke bedriften og organisasjonens konkurransefortrinn.

Styrearbeid

Styret i en bedrift er en meget viktig ressurs som, på lik linje med alle bedriftens ressurser, må utnyttes på best mulig måte. Styret er ansatt av generalforsamlingen for å tilse at bedriftens operative ledelse driver ihht eiernes interesser.Styrets formelle ansvar er nedfelt i Aksjeloven, og omfatter Forvaltnings-/styringsansvar, organiseringsansvar og kontrollansvar i tillegg anbefaler Norsk Utvalg for Eierstyring og Selskapsledelse at styret tar ansvar for egenvurdering.

Hvordan dette ansvaret utøves i praksis, og hvordan et styre bør settes sammen og fungere slik at eiernes interesser blir ivaretatt på en optimal måte, blir ofte noe mer tilfeldig. Ikke alle styremedlemmer er klar over hvilket personlig juridisk og økonomisk ansvar som påhviler dem heller.

AF-Kompetanse har formell styreutdannelse og erfaring fra diverse styrer og tilbyr styreseminarer/rådgivning for styrer og styreledere.I samarbeid med våre strategiske samarbeidspartnere kan vi også tilby mer omfattende kursprogrammer.